Mikä huolettaa kulmahuoneissa COVID-19 kevään jälkeen?
Kirjoitin syksyllä 2019 kolumnin, jossa kävin läpi Eversheds Sutherlandin yhteistyössä Oxford Economicsin kanssa 2019 julkaiseman yhtiöiden hallitusten riskiarvioita koskevan raportin huolenaiheita kansainvälisen kaupan osalta. Nyt syksyllä 2020 tilannekuva näyttää haasteelliselta ja erilaiselta. COVID-19 pandemia on runnellut ja muokannut uusiksi markkinoita ja sitä myöten yritystoimintaa tavalla, jota tuskien aikaisemmin koskaan modernissa markkinataloudessa ja maailmankaupassa on kohdattu.
COVID-19 pandemia kiihdytti teknologiadisruptiota ja nosti myös kyberturvallisuusriskit keskiöön. Samaan aikaan teknologiset innovaatiovaatimukset kasvoivat, jotta ylipäätään pysytään kilpailukykyisenä. Yritysten hallituksilta vaaditaan vieläkin nopeampaa strategista reaktiokykyä ja valistunutta valmiutta arvioida teknologian rooli oman yritystoiminnan menestyksen osalta.
On ilmeistä, että pandemian vaikutukset yrityksen riskienhallinnan juridiikassa ovat paljon monitahoisempia ja laajempia kuin ne kysymykset, joihin keväällä keskityttiin akuutissa tilanteessa.
Pitkäkestoisissa sopimussuhteissa (mm. jakeluketjuissa) COVID-19 pandemian jatkuminen aiheuttaa häiriötilanteita, jotka voivat pintautua esim. varastojen väliaikaisena tyhjenemisenä, hintojen nousuna, tuotantovaikeuksina jne. Pitkäaikaisissa sopimuksissa on yleensä lähtökohtaisesti varauduttu toimituskatkoksiin ‑ ainakin alkuvaiheessa. Kysymys onkin, miten asiat järjestellään tilanteen jatkuessa ehkä 2-3 vuotta. Sopimusehtojen uudelleen neuvotteleminen, ja riskin sekä vahingon pulverisointi ketjuun on pidempiaikaisissa sopimuksissa usein perusteltua.
Poikkeuksellinen tilanne edellyttää aina tapauskohtaista arviointia: sopimuksen tulkinta, asiakassuhteen dokumentointi ja viranomaisohjeiden tunteminen sekä kotimaassa että kohdemaassa luo vahvan pohjan oikealle tilannekuvalle.
Riskien tunnistaminen on tärkeää
Riskien tunnistaminen on keskeistä. Esimerkiksi seuraavia seikkoja kannattaa huomioida:
- Hallitusten rajoitukset vaikuttavat jatkossa alihankinnan toimitusketjuihin ja toimitusvarmuuteen sekä tietoturvaan.
- Osana toimitusketjua olevat alihankkijat tai tavarantoimittajat saattavat olla rajoitusten piirissä mm. etätöissä tai totutella uusiin työskentelytapoihin.
- Tämä synnyttää merkittävän riskin toimitusvarmuuden osalta suhteessa yritysten sopimusvelvoitteisiin.
Siksi yrityksen täytyy:
- tunnistaa COVID–19 tilanteen aiheuttamat riskit toimialallaan ja operatiiviset prioriteetit niiden hallitsemiseksi;
- tunnistaa (alihankinta)sopimukset, jotka ovat alttiita suoritus- ja palveluhäiriöille sekä harkita niistä kriittisimmät ja olennaisimmat vastuuriskit;
- liputtaa riskeistä hyvissä ajoin sopimuskumppaneilleen sopimuksen vaatimin tavoin;
- työskennellä sisäisesti niin, että ongelmat voidaan sopimuskumppanille osoittaa ja ratkaista neuvotteluissa;
- sopia asiakkaidensa kanssa selvästi ja sopimuksen vaatimassa muodossa ne (tilapäiset) poikkeukset sopimusvelvoitteista tai suoritusvirheen seuraamuksista, joista yhteisymmärrys saavutetaan; ja
- huomioida ”duty to mitigate”.
Muutamia vinkkejä eteenpäin
Jos kaiken koetun jälkeen ja tulevaa ennakoiden pitäisi vielä antaa 12 vinkkiä yritykselle sopimusriskienhallintaan, voisivat ne olla vaikkapa seuraavat:
- Yritysten, jotka ovat osa globaalia alihankintaverkostoa, tulisi laatia maakohtainen riskianalyysi ja huomioida sopimusten ohella paikalliset lait ja vaatimukset, jotka voivat poiketa merkittävästi Suomen kauppatavasta tai laista.
- Pragmaattinen tilanneanalyysi on tärkeää, koska yritykset eivät voi olettaa kriisin vapauttavan niitä (tilapäisesti) sopimusvelvoitteistaan tai KPI-kriteeristöstä.
- Tee kattava sopimusriskien kartoitus.
- Varmista lainvalintasäännökset sopimuksista (nykyisistä ja uusista).
- Tunnista sopimusten toimimisvelvollisuudet, palvelutasot ja reagoi poikkeamiin.
- Tarkista tietoturvan tilanne, IT-järjestelmien toimivuus ja palveluntarjoajien toimituskyky sekä suojaus- ja varmistustasot.
- Kiinnitä huomio työntekijöiden suojeluun ja työturvallisuuteen työterveyden palveluntuottajan kanssa.
- Panosta tiedottamiseen – eri sidosryhmät – erityishuomio sopimuskumppanien informoimiseen ennakollisesti, jos odotettavissa poikkeamia.
- Hallitustyöskentelyn ja johdon toiminnan mahdollistaminen virtuaalimaailmassa ja paikallisesti.
- Kartoita eri tukijärjestelmät ja tunnista mahdollisuudet tuen saamiseen.
- Huolehdi liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman laatimisesta tai päivittämisestä – kartoita strategia.
Tunnista myös kriisin tuomat mahdollisuudet. Huonoista sopimuksista voi päästä eroon tai neuvotella niitä edullisempaan asentoon.
Vesa Turkki
Asianajaja, osakas